Wysłany: 2022-10-06, 23:23 Organizacja własnej pracy - productivity hacks
Ostatnio dużo uwagi poświęcam reorganizacji swojej pracy. W moim przypadku to raczej organizacja, bo wcześniej po prostu to był chaos. Ale do rzeczy - zastanawiam się jakie sposoby stosujecie w swojej pracy by ułatwić sobie wykonywanie swoich codziennych obowiązków. Zdaję sobie sprawę, że praca pracy nie równa i z uwagi na charakterystykę każdego stanowiska sposoby mogą być różne. W końcu czym innym jest praca sprzedawcy, czym innym operatora koparki, nauczycielki itd.
Dlatego nie oczekuję uniwersalnych porad, raczej ciekawi mnie jakie sposoby, triki, narzędzia stosujecie by ułatwić sobie wykonywanie zadań, w szczególności tych monotonnych, lub wymagających skupienia, unikania pomyłek.
Ciekawią mnie zarówno małe life hacki związane z konkretnymi zadaniami, jak i sposoby na planowanie czasu pracy, priorytetyzację zadań. Niezależnie od wykonywanego zawodu chciałbym by ten temat mógł być jakąś inspiracją dla wszystkich pracujących forumowiczów. Kto wie? Może jakieś rzeczy będą uniwersalne dla kilku branż.
Nie chodzi mi o porady w stylu "zastosuj rutynę XYZ, a Twoja wydajność wzrośnie o 1000%", raczej rzeczy, które zwyczajnie pomagają zmniejszyć dyskomfort związany z tym, że trzeba sprzedawać godziny swojego życia w zamian za walutę.
W moim przypadku raczej intencją jest nie to by dawać z siebie maksimum w pracy, bo może pracodawca wtedy mnie doceni i będę piąć się po szczeblach kariery. Nie! Ja chcę się po prostu mniej się męczyć w pracy, by nie kończyć dniówki z głową wyzutą z jakichkolwiek mocy, a przynajmniej zminimalizować ten efekt.
Dla mnie produktywność, to większy work-life balance, a większy work-life balance, to lepsze ogólne samopoczucie. Nie zamierzam się zaharowywać, by korporacja mogła sobie rysować ładne rosnące wykresy w Excelu. Raczej chodzi o dbanie o siebie.
Z mojej strony mogę na razie podzielić się wstępnymi uwagami jeśli chodzi o to, że firmowe narzędzia w postaci poczty e-mail (Outlook) i wbudowanej w nią funkcjami typu To Do Lists, czy kalendarz nie działają, tzn. emaile się piętrzą, listy rosną i rosną. Z innych narzędzi to np. GitLab jest spoko, ale to bardziej z punktu widzenia zarządzania projektem, a nie planowania sobie dnia pracy. Nie mniej zacząłem testować różne aplikacje to planowania, ale jeszcze za wcześnie dla mnie by się podzielić wnioskami. Jeśli znajdę coś sensownego, to pewnie się podzielę. Tego typu rozwiązania tyczą się głównie pracy umysłowej polegającej na wpatrywaniu się tępo w ekran.
Natomiast w moim przypadku, to może być bardziej uniwersalne, sprawdził się notatnik cyfrowy. O taki:
Jestem bałaganiarzem, więc wszelkie notatniki, karteczki natychmiast tworzą istny chaos i zamiast służyć to nagle jeszcze utrudniają (bo gdzie ja to zapisałem? ).
Istotą tego notatnika jest to, że stanowi on swego rodzaju parking dla myśli, pomysłów, które pojawiają się nagle i równie dobrze szybko mogą zniknąć (mam pamięć złotej rybki). Zwłaszcza istotne jest to dla mnie w trakcie wykonywania pracy wymagającej skupienia. Można by powiedzieć, że przecież mogę zapisywać to gdzieś na komputerze, ale... No mogę, ale to sprawi, że przy przełączaniu aplikacji, zakładek zwiększa się prawdopodobieństwo, że trafię na coś co mnie rozproszy i całą koncentrację szlag trafi. A tak, szybko wyrzucam myśl z głowy, więc nie zajmuje mi ona uwagi, a potem mogę do niej łatwo wrócić w momencie, gdy np. przełączam się między zadaniami, i zdecydować co dalej z tą myślą zrobić, czy gdzieś zaplanować w odpowiednim miejscu, czy zwyczajnie porzucić. Innym zastosowaniem jest wykonanie szybkich obliczeń, albo rysowanie schematów pomagających w pracy wymagającej kreatywności. Dzięki temu, że ma formę cyfrową, to gdy zdecyduję co dalej zrobić z tym co zapisałem, wystarczy jedno kliknięcie i znika. Nie tworzy się sterta papierów niepotrzebnych notatek. A! I można rysować sobie dla odstresowania w trakcie spotkań.
To object to this inseparability of pleasure and pain, life and death, is simply to object to existence. But, of course, we cannot help objecting when the time comes. Objecting to pain is pain.
Nie wiem czy to trick, ale u mnie sprawdzasię po prostu telefon i lista zakupów. Nie mam až tak wymagajàcej pracy bycoś notować.
You know you did me wrong (mmm)
Just one more cup of coffee 'fore I go (mmm)
I know I better stop and cut the show (mmm)
I'll leave you all the memories and go, I'ma go
Wiek: 33 Dołączyła: 20 Mar 2019 Posty: 2070 Skąd: wielkopolskie
Wysłany: 2022-10-08, 08:56
Michał napisał/a:
Nie tworzy się sterta papierów niepotrzebnych notatek.
A ja właśnie mam notes, prostokątny "Let's do this" Wpisuję hasłami to, co mam do zrobienia na dziś i np. jutro (ale na jutro nie są to rzeczy pilne). Satysfakcję przynosi mi wykreślenie z listy tego, co już zrobiłam (nawet jeśli jest to jedynie sklejenie malutkiej tabelki z danymi osób z mojej grupy na kolejny miesiąc). Wykreślanie tych drobnostek sprawia, że czuję tę swoją wydajność, bo odhaczam, widzę to, co zrobiłam.
Co do organizacji czasu jeszcze, staram się nie zostawiać błahostek na później, to, co można zrobić od ręki, wpisuję i robię, żeby się właśnie nie piętrzyło. Gdy jest to grubszy temat, to jest rozpisany dodatkowo myślnikami, żebym i tym razem widziała postępy, a nie siedziała godzinami przed kompem i zwróciła uwagi jak daleko jestem w procesie, np. po powrocie miałam do sprawdzenia sporo rozmów, rozbiłam je sobie na dni, widziałam, że mam już zrobione tyle i tyle.
Jeśli są to jakieś wolne myśli, to wpisuję je sobie na czacie z samą sobą na Teams Staram się korzystać z narzędzi, które już mam, by nie bałaganić sobie dodatkowymi aplikacjami itd.
Za głośno? Co jest za głośne? Tylko cisza. Cisza, w której się człowiek rozpada jak w próżni.
Ja tworzę listy "to do", które noszę w etui telefonu. I staram się nie odkładać na później czegoś, co mogę zrobić teraz, tak jak napisała wyżej WBP - żeby z małych rzeczy nie zrobiła się duża sterta.
Z mojej strony mogę na razie podzielić się wstępnymi uwagami jeśli chodzi o to, że firmowe narzędzia w postaci poczty e-mail (Outlook) i wbudowanej w nią funkcjami typu To Do Lists, czy kalendarz nie działają,
Dla mnie właśnie kalendarz Outlooka Webowego to podstawowe narzędzie do planowania. W mojej pracy część zadań powtarza się regularnie, a część to zadania ad hoc. Dodatkowo na część wystarczy odpowiedź elektroniczna, a część wymaga oficjalnych pism z super ważnymi pieczątkami.
Stałe sprawozdania mam wpisane w kalendarz jako serię, z przypomnieniem zależnym od czasu, jaki trzeba poświęcić na jego przygotowanie (do niektórych starczy jeden dzień, do niektórych dane trzeba zbierać cały miesiąc). Dodatkowo rozróżniam kolorami sprawozdania wewnętrzne (bo świat się nie zawali, jak oddamy dzień czy dwa po terminie) i zewnętrzne (bo urwią nam głowy albo będą nieprzyjemne telefony, jak się spóźnimy pięć minut). Po załatwieniu przypomnienie odrzucam, mail oznaczam jako przeczytany / załatwiony. Wszystko, co jest do zrobienia z kolei zostawiam jako nieprzeczytane maile i wracam do nich codziennie rano, żeby zrobić przegląd.
Dalej - w związku z tym, że na wszystko musi być papier to wszystkie dodatkowe zlecenia drukuję, opisuję terminem wykonania, doklejam z boku małą kolorową kartkę z tym terminem (po to, żeby wystawała i widać było od razu, co się zbliża) i układam kolejnością, a cały plik jest dodatkowo spięty i leży na wierzchu. Dzięki temu po przygotowaniu odpowiedzi - odpisuję na mail, podpinam wydrukowaną odpowiedź pod wydrukowane wcześniej zlecenie i sru, do segregatorka jako załatwione.
Do tego jw. "zasada dwóch minut", co można zrobić od razu to od razu.
Do rzeczy powtarzalnych, o których nie chce mi się pamiętać mam mini-ściągi. Głównie do tego, czego nie robię na co dzień, np. "co zrobić przy zatrudnieniu x", sięgam do pliku i po kolei z listy zgłaszam zapotrzebowania na konta, na pieczątki, na inne rzeczy. W tym takie rzeczy jak "przypomnieć szefowi, że po zatrudnieniu nowego x trzeba zmienić coś tam". Jest to po prostu zbiór plików notatnika.
Mam też zastępcę, więc jeśli rzeczy ad hoc się spiętrzą to część zadań muszę oddać jej albo innemu pracownikowi, zakreślam termin i potem tylko pilnuję terminu i sposobu wykonania.
Do zebrań / spotkań, co mi się niestety nie podoba do końca, ustawiam przypomnienia w prywatnym telefonie, ale muszę mieć to przed oczami, musi mi brzęczeć.
No i... jeśli ktoś przychodzi do mnie po jakąś konsultację i decyzję, które można załatwić od ręki to dobrze. A jeśli nie - to przypominam, że może się zdarzyć, że za 5 sekund zapomnę o tej rozmowie i przypomnę sobie o niej za tydzień, więc proszę o maila.
Trudno zorganizować się bardziej właśnie z uwagi na to, że większość dni opiera się na załatwianiu spraw nieplanowanych. Takie... "zobaczmy, co się dziś sp#$%^&*@ i jak sobie z tym poradzimy".
Wiek: 33 Dołączyła: 20 Mar 2019 Posty: 2070 Skąd: wielkopolskie
Wysłany: 2022-10-10, 23:19
I dzięki Michałowi sprawiłam sobie ten notes, który podlinkował W dalszym ciągu zostanę przy ręcznym pisaniu, odhaczaniu, skreślaniu, śledzeniu tego, jak dużo za mną i jak niewiele przede mną (tiaaa, pod koniec zmiany w pracy ), a do tego ograniczę zużycie papieru
Za głośno? Co jest za głośne? Tylko cisza. Cisza, w której się człowiek rozpada jak w próżni.
To object to this inseparability of pleasure and pain, life and death, is simply to object to existence. But, of course, we cannot help objecting when the time comes. Objecting to pain is pain.
Wiek: 33 Dołączyła: 20 Mar 2019 Posty: 2070 Skąd: wielkopolskie
Wysłany: 2022-10-10, 23:34
Michał, dokładnie Najbardziej zależy mi na tym ręcznym zapisie, skreślaniu, fajna opcja faktycznie A trafiłam na niego przez przypadek, bo akurat pojechaliśmy wybierać zmywarkę i stał przy monitorze Pana z obsługi :p I od razu mi się przypomniało, że polecałeś
Za głośno? Co jest za głośne? Tylko cisza. Cisza, w której się człowiek rozpada jak w próżni.
Nie, to jest taka kartka papieru 2.0. Bardziej taki post it note, aniżeli notatnik.
To object to this inseparability of pleasure and pain, life and death, is simply to object to existence. But, of course, we cannot help objecting when the time comes. Objecting to pain is pain.
Pewnie by wtedy nie kosztowało ile kosztuje. Ale fakt, bardziej funkcjonalne byłoby operując na wielu stronach. Tylko to już podchodzi pod jakąś sensowną elektronikę
Myślę, że za odpowiednią cenę znajdą się tego typu rozwiązania.
Dla mnie właśnie chodzi o to by nie robić z tego kolejnego miejsca na tony notatek. Jeśli coś wymaga więcej przestrzeni to definitywnie ląduje już w jakiś innych narzędziach na kompie. To tylko taki podręczny cache pamięci, żeby jeśli coś mi się przypomni, to nie latać z zakładki na zakładkę, z aplikacji do aplikacji. Jeśli brakuje miejsca, to znaczy, że czas na planowanie czasu pracy.
W kontekście mojego systemu organizacji własnej pracy, to ograniczona funkcjonalnalność stanowi zaletę, ale jam jest special needs kid z racji zdolności koncentracji uwagi porównywalnej z uwagą chomika.
Wzium, tu mnie masz!
WhiteBlankPage., no właściwie brakuje jedynie opcji "gumki".
To object to this inseparability of pleasure and pain, life and death, is simply to object to existence. But, of course, we cannot help objecting when the time comes. Objecting to pain is pain.
).
